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成果につながる提案依頼書(RFP)の作り方

企業がシステム開発をベンダーに発注する際には複数の工程が存在しますが、発注前のフェーズで特に重要な役割を担うのがRFPです。
主に中規模以上の開発に用いられるドキュメントで、発注側の担当者によって作成されますが、いざ作成となると手が止まってしまうことも多いでしょう。
テンプレートを参考に作成する人もいますが、プロジェクトの概要は企業によってさまざまなので、自社のケースにうまくあてはまらないこともあります。
そんな問題を解決するため、本記事ではRFP作成にあたって、前提となる知識や押えるべきポイントをご紹介します。

目次

  1. RFPとは
  2. RFPを作る目的
  3. RFPに必要なもの
  4. まとめ

RFPとは

RFPはRequest For Proposalの頭文字を取ったもので、日本語訳すると提案依頼書です。
発注側の企業が受注側である制作会社に対してシステム開発の目的や概要を伝えた上で希望に沿った提案を依頼するドキュメントを指します。
受注側の企業はRFPの内容を吟味した上で、システムに関する提案や見積もりを返します。
複数社にRFPを送ることが多く、一般的にはコンペを経て発注先を決めるでしょう。
しかしRFPの内容が曖昧だとクライアントである発注者が望む提案が得られず、発注先を決めるどころか再度作り直す必要さえあります。
無駄な工数をかけないためにもベンダー側に開発意図が正確に伝わるRFPについて情報を整理していきます。

RFPを作る目的

まずはRFPを作る目的について考えます。
概要について簡単に解説しましたが、RFP作成の目的はベンダーに提案をもらうことだけではありません。
システム要件が詳細に記載されたRFPがあれば、ベンダー側にとっては見積もりが出しやすくありがたいですが、そもそもなぜ新たなシステムが必要なのか本質的な理由が見えてこなければ良い提案は出てきません。
ドキュメントの内容から企業の潜在的な課題を見つけ出す企業もいるかもしれませんが、全ての企業がそうではありません。
開発側はシステムに関することは専門家ですが、クライアントの事業に関しては素人です。
クライアントの事業領域に関わるものがシステム開発の成功のカギを握っていることも多く、事業についての説明が不足している場合は補足しておくべきでしょう。
また要件をしっかりと明文化しておくことで互いに納得した上で契約を履行できます。
要件が曖昧なまま制作が進んでしまうと全く想定と違った成果物が納品されることになりかねません。
場合によっては追加コストが発生してしまうので、ある程度柔軟性を持たせた上で重要なポイントは固めておくべきです。

RFPに必要なもの

全体像が把握できたところで次は具体的な要素について言及します。

制作の目的

軽く前述していますが、Webサイトやシステムの制作目的を明確にしましょう。
特に具体的なベンチマークとなる数値を上げることが大事です。
“コンバージョンの数値を50%上げる”など正確に数値化することで目標を共有できます。
ただし今上げた例ではまだ弱く、もう少し情報の粒度を上げるべきです。
コンバージョンとは具体的に何を指して、ゴールにいつまでにたどり着く想定なのかをさらに詰めていきます。
再度例を上げると“4ヶ月後に会員登録数を50%増加させる”など誰が見てもわかりやすいものが良いです。
ここまで設定してはじめて発注者と受注者の間に齟齬が生じなくなります。
ベンダー側に制作意図を汲み取ってもらえる資料作成ができれば、プロジェクトの成功確率はぐっと高まるでしょう。

予算・納期

どんなプロジェクトにも共通して言えることですが、必ず予算と納期が存在します。
受託制作の世界では基本的に決められた予算内で提案を作成します。
予算や納期を事前に決めておくべき理由は両者の想定が食い違っていた場合に労力だけがかかってしまうからです。
発注者側が想定していた予算を大幅に上回る提案や、たとえ良い提案でもリソースが確保できず、発注者の希望納期に間に合わないこともあります。
以上のようなトラブルを回避するために予算・納期は事前に決めておきましょう。

対象となる部分を明らかにする

Webサイトのリニューアルを行う上で対象となる部分を明確にする必要があります。
メインとなるサイト上にサブドメインを利用した別サイトや全く異なるドメインのLPやキャンペーンサイトなどが存在することは少なくありません。
以上のようなケースでは開発の範囲が曖昧なので、提案がしづらくなります。
複雑な構成のサイトの場合はサイトマップを記載するなど、わかりやすくまとめる工夫が求められます。
最初に対応しておけば、後に発生する制作サイドからの質問を防ぐことができるのでお互いに手間が省けます。

まとめ

Web制作の現場においてRFPは重要な役割を持つツールです。
RFPの作成のはバラバラだった個々の情報を体系化することに役立ちます。
情報を整理することでプロジェクトの思案段階では気づけなかった潜在的な課題を炙り出すこともできるでしょう。
しかるべき工程を経て作られたRFPを送ることで制作会社からの提案の質は大きく変化します。
今回お伝えしたポイントを参考に実務にお役立てください。